2uandtrilogy.com

Naghahanap ng mga tip upang maging isang Excel pro?

Walang sinuman ang makakaila sa kahalagahan ng mahusay na pag-master ng Excel sa opisina.

Gayunpaman, ang parehong mga nagsisimula at may karanasan na mga gumagamit ay hindi kinakailangang alam ang lahat ng mga kapaki-pakinabang na tip.

Kaya eto 20 tip at trick para maging isang Microsoft Excel pro:

1. Isang click para piliin lahat

Maaaring alam mo kung paano piliin ang lahat ng mga cell gamit ang Control (Ctrl) + A shortcut sa iyong keyboard.

Ngunit hindi alam ng maraming mga gumagamit na sa isang pag-click lamang sa pindutan ng sulok, tulad ng ipinapakita sa ibaba, ang lahat ng data ay agad na napili.

2. Magbukas ng maramihang mga file nang sabay-sabay

Kapag kailangan mong gumamit ng maramihang mga file nang sabay-sabay, sa halip na buksan ang mga ito ng isa-isa, mayroong isang trick upang buksan ang lahat ng ito sa 1 click.

Piliin ang mga file na gusto mong buksan at pindutin ang Enter key. Ang lahat ng mga file ay magbubukas nang sabay-sabay.

3. Lumipat sa pagitan ng maraming Excel file

Kapag marami kang nakabukas na spreadsheet, hindi masyadong maginhawang magpalipat-lipat sa mga ito.

At kung mayroon kang kasawian sa paggamit ng maling file, maaari mong ikompromiso ang iyong buong proyekto.

Gamitin ang shortcut ng Ctrl + Tab upang madaling lumipat sa pagitan ng mga file.

4. Magdagdag ng bagong shortcut sa menu

Bilang default, mayroong 3 shortcut sa tuktok na menu na I-save, I-undo at I-redo.

Ngunit kung gusto mong gumamit ng higit pang mga shortcut tulad ng Copy and Paste halimbawa, maaari mong idagdag ang mga ito sa ganitong paraan:

File -> Options -> Toolbar -> Quick Access at magdagdag ng Cut at Paste mula kaliwa hanggang kanang column at i-save.

Makakakita ka ng 2 shortcut na idinagdag sa tuktok na menu.

5. Magdagdag ng diagonal na linya sa isang cell

Kapag gumawa ka halimbawa ng isang listahan ng mga address ng customer, maaaring kailanganin mong gumawa ng diagonal na linya ng paghahati sa 1st cell.

Ito ay kapaki-pakinabang para sa pagkakaiba sa pagitan ng column at row na impormasyon. Ngunit paano mo ito gagawin?

Mag-right click sa cell, pagkatapos ay mag-click sa Format Cells, Borders, at sa wakas sa pindutan sa kanang ibaba (pababang dayagonal) at patunayan.

6. Magdagdag ng maraming column o row nang sabay-sabay

Tiyak na alam mo kung paano magdagdag ng bagong row o bagong column.

Ngunit ang pamamaraang ito ay nag-aaksaya ng maraming oras. Dahil kailangan mong ulitin ang operasyon nang maraming beses hangga't mayroon kang mga column o row na idaragdag.

Ang pinakamagandang solusyon ay ang pumili ng maraming column o maraming row, pagkatapos ay mag-right click sa pinili at piliin ang "Ipasok" mula sa drop-down na menu.

Ang mga bagong row ay ilalagay sa itaas ng row o sa kaliwa ng column na una mong pinili.

7. Mabilis na ilipat ang data mula sa maraming mga cell

Kung gusto mong ilipat ang isang column ng data sa isang worksheet, ang pinakamabilis na paraan ay ang piliin ang column at pagkatapos ay ilagay ang iyong pointer sa gilid ng column.

At kapag ito ay naging isang icon sa hugis ng mga crossed arrow, i-click ito at hayaang pindutin upang malayang ilipat ang column kung saan mo gusto.

Paano kung kailangan mo ring kopyahin ang data? Pindutin lang ang Control (Ctrl) key bago ilipat ang column. Kokopyahin ng bagong column ang lahat ng napiling data.

8. Mabilis na tanggalin ang mga walang laman na cell

Kapag pinupunan ang impormasyon para sa trabaho, kung minsan ay may nawawalang data. Bilang resulta, ang ilang mga cell ay nananatiling walang laman.

Kung kailangan mong alisin ang mga walang laman na cell na iyon upang panatilihing tama ang iyong mga kalkulasyon, lalo na kapag nag-a-average ka, ang pinakamabilis na paraan ay ang salain ang lahat ng mga walang laman na cell at alisin ang mga ito sa 1 click.

Piliin ang column na gusto mong i-filter, pagkatapos ay i-click ang Data at Filter. I-click ang Alisin sa pagkakapili at piliin ang huling opsyon na pinangalanang Empty Cells.

Ang lahat ng mga walang laman na cell ay kaya napili. Kailangan mo lang tanggalin ang mga ito para mawala sila.

9. Paano gumawa ng magaspang na paghahanap

Maaaring alam mo kung paano i-on ang Quick Find gamit ang Ctrl + F shortcut.

Ngunit alam mo ba na posibleng gumawa ng magaspang na paghahanap gamit ang mga simbolo? (tandang pananong) at * (asterisk)?

Ang mga simbolo na ito ay para sa paggamit kapag hindi ka sigurado kung anong mga resulta ang iyong hinahanap. Ang tandang pananong ay gagamitin upang palitan ang isang karakter at ang asterisk para sa isa o higit pang mga character.

At kung ikaw ay nagtataka kung paano maghanap ng tandang pananong o asterisk, idagdag lamang ang simbolo ng Wave ~ sa harap nito tulad ng nasa ibaba.

10. Paano kunin ang mga natatanging halaga mula sa isang hanay

Nagkaroon ka na ba ng array kung saan gusto mong kunin ang mga natatanging value mula sa isang column?

Malamang na pamilyar ka sa pag-andar ng Filter ng Excel, ngunit hindi maraming tao ang gumagamit ng Advanced na Filter.

Gayunpaman, ito ay kapaki-pakinabang para sa pagkuha ng mga natatanging halaga mula sa isang haligi. Mag-click sa nauugnay na column pagkatapos ay pumunta sa Data -> Advanced. May lalabas na pop-up.

Sa pop-up na ito, i-click ang Kopyahin sa ibang lokasyon. Pagkatapos ay piliin kung saan mo gustong kopyahin ang mga natatanging halaga sa pamamagitan ng pagpuno sa Kopyahin sa patlang. Upang punan ang field na ito, maaari kang direktang mag-click sa lugar na iyong pinili. Iniiwasan nito ang pag-type ng mga tumpak na halaga.

Ang kailangan mo lang gawin ay suriin ang Extraction na walang duplicate na kahon at mag-click sa OK. Ang mga natatanging halaga ay kokopyahin sa column na iyong tinukoy at sa gayon ay maihahambing sa data sa panimulang hanay.

Para sa kadahilanang ito, inirerekomenda na kopyahin mo ang mga natatanging halaga sa isang bagong lokasyon.

11. Limitahan ang data na ipinasok gamit ang data validation function

Upang mapanatili ang pagkakapare-pareho ng data, minsan kailangan mong paghigpitan ang mga halaga na maaaring ipasok ng mga user sa isang cell.

Sa halimbawa sa ibaba, ang edad ng mga tao ay dapat na isang buong bilang. At lahat ng kalahok sa survey na ito ay dapat nasa pagitan ng edad na 18 at 60.

Upang matiyak na ang mga kalahok sa labas ng pangkat ng edad na ito ay hindi maglalagay ng data, pumunta sa Data -> Pag-validate ng data, at idagdag ang pamantayan sa pagpapatunay.

Pagkatapos ay mag-click sa tab na Input Message at maglagay ng mensaheng tulad nito "Mangyaring gumamit ng isang buong numero upang ipahiwatig ang iyong edad. Ang edad ay dapat nasa pagitan ng 18 at 60 taong gulang."

Sa gayon, matatanggap ng mga user ang mensaheng ito kapag ini-hover nila ang kanilang mouse sa mga apektadong cell at magkakaroon ng mensahe ng babala kung ang edad na ipinasok ay wala sa hanay ng edad na ito.

12. Mabilis na nabigasyon gamit ang Ctrl + arrow button

Kapag na-click mo ang Ctrl + anumang arrow key sa keyboard, maaari kang lumipat sa 4 na sulok ng worksheet sa isang kisap-mata.

Kung kailangan mong lumipat sa huling hilera ng iyong data, subukang i-click ang Ctrl + pababang arrow.

13. Ibahin ang anyo sa isang hanay

Kailangang tingnan ang iyong data sa mga column habang ito ay online?

Hindi na kailangang i-type muli ang lahat ng iyong data. Narito kung paano ito gawin.

Kopyahin ang lugar na gusto mong gawing column. Pagkatapos ay ilagay ang cursor sa cell ng row kung saan ilalagay ang data.

I-edit pagkatapos ay I-paste ang Espesyal. Lagyan ng check ang Transposed box at i-click ang OK. Nandiyan ka na, ang iyong data ay ipinapakita na ngayon sa isang column.

Tandaan na gumagana din ang trick na ito upang gawing row ang isang column.

14. Maingat na itago ang data

Halos lahat ng mga gumagamit ng Excel ay alam kung paano itago ang data sa pamamagitan ng pag-right click at pagpili sa Itago.

Ngunit ang alalahanin ay madali itong makita kung mayroon kang maliit na data sa spreadsheet.

Ang pinakamahusay at pinakamadaling paraan upang maitago nang maayos ang data ay ang paggamit ng espesyal na format ng cell.

Upang gawin ito, piliin ang lugar na itatakpan pagkatapos ay i-right click upang piliin ang Format Cells.

Piliin ang Custom at ilagay ang cursor sa Uri. I-type ang code ";;;" walang quotes. Pindutin ang OK. Ang mga nilalaman ng cell ay hindi nakikita ngayon.

Ang data na ito ay makikita lamang sa preview area sa tabi ng Function button.

15. Pagsamahin ang mga nilalaman ng ilang mga cell sa 1 solong

Hindi na kailangang gumamit ng mga kumplikadong formula upang pagsamahin ang mga nilalaman ng maraming mga cell. Hangga't alam mo kung paano gamitin ang & simbolo, hindi mo kailangang mag-alala.

Sa ibaba ay mayroong 4 na column na may magkakaibang teksto sa bawat isa. Ngunit paano mo sila pagsasamahin sa 1?

Pumili ng cell kung saan mo gustong ipakita ang resulta. Pagkatapos ay gamitin ang formula na may & tulad ng ipinapakita sa ibaba sa screenshot.

Panghuli i-type ang Enter upang ang lahat ng nilalaman ng A2, B2, C2 at D2 ay pinagsama sa 1 solong cell, na magbibigay sa LizaUSA25 @.

16. Baguhin mula sa maliit na titik patungo sa malaking titik

Gusto mong baguhin mula sa maliit na titik patungo sa malalaking titik? Narito ang isang simpleng formula para gawin ito.

Sa field ng function, i-type lamang ang CAPITAL tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba.

At para baguhin ang malalaking titik sa lowercase, i-type ang SMALL. Panghuli upang maglagay lamang ng malaking titik sa unang titik, i-type ang NOMPROPRE.

17. Paano maglagay ng value na nagsisimula sa 0

Kapag nagsimula ang isang halaga sa numerong zero, awtomatikong aalisin ng Excel ang zero.

Ang problemang ito ay madaling maresolba sa pamamagitan ng pagdaragdag ng kudlit bago ang unang sero gaya ng ipinapakita sa ibaba.

18. Pabilisin ang pagpasok ng mga kumplikadong termino gamit ang autocorrect

Kung kailangan mong mag-type ng kumplikadong teksto nang maraming beses upang mag-type, ang pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng tampok na AutoCorrect.

Awtomatikong papalitan ng function na ito ang iyong text ng tamang text.

Kunin, halimbawa, ang École Polytechnique, na maaaring palitan ng isang mas simpleng salita upang i-type tulad ng Poly. Kapag na-activate na ang function, sa tuwing ita-type mo ang Poly, itatama ito sa École Polytechnique.

Maginhawa, hindi ba? Upang i-activate ang function na ito, pumunta sa File -> Options -> Verification -> Automatic correction. Pagkatapos ay punan ang teksto upang palitan ng tamang teksto tulad ng ipinapakita sa ibaba:

19. Isang pag-click upang makakuha ng mga awtomatikong kalkulasyon

Alam ng karamihan ng mga tao na ang kawili-wiling impormasyon tulad ng Average at Sum ay madaling makuha sa pamamagitan ng pagsulyap sa status bar sa kanang ibaba.

Ngunit alam mo ba na maaari kang mag-right click sa bar na ito upang makakuha ng maraming iba pang awtomatikong pagkalkula?

Subukan ito at makikita mo na mayroon kang pagpipilian.

20. Palitan ang pangalan ng worksheet gamit ang double click

Mayroon itong ilang paraan para palitan ang pangalan ng mga worksheet. Karamihan sa mga tao ay nag-right click dito at pagkatapos ay piliin ang Palitan ang pangalan.

Ngunit iyon ay nag-aaksaya ng maraming oras. Ang pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay ang pag-double click sa tab na gusto mong palitan ang pangalan at direktang palitan ang pangalan nito dito.

Ayan na, sana mas komportable ka sa Excel ngayon :-)

Tandaan na ang mga halimbawang ito ay batay sa Microsoft Excel 2010 ngunit dapat ding gumana nang maayos sa Excel 2007, 2013 o 2016.

Saan makakabili ng Excel sa murang halaga?

Naghahanap upang bumili ng Microsoft Excel sa mura?

Kaya inirerekomenda ko ang Office 365 suite na may kasamang Excel software. Makikita mo ito dito sa halagang mas mababa sa 65 €.

Tandaan din na mayroong 100% libreng alternatibo. Tuklasin ang aming artikulo sa paksa dito.

Gusto mo ba ang trick na ito? Ibahagi ito sa iyong mga kaibigan sa Facebook.

Para matuklasan din:

Ang 5 Pinakamahusay na LIBRENG Software para Palitan ang Microsoft Office Pack.

Paano Gumawa ng Mga Simbolo sa Keyboard: Ang Lihim na Sa wakas ay Nabunyag.